Asana jest narzędziem, które większość osób kojarzy głównie z zarządzania projektami i zadaniami w zespole. W praktyce jednak możemy ją także wykorzystać jako prosty system CRM do zarządzania kontaktami, leadami i procesami sprzedaży. Można to porównać do używania szwajcarskiego scyzoryka zamiast całej skrzynki narzędzi – wszystko w jednym miejscu, bez potrzeby żonglowania pięcioma różnymi aplikacjami. Dzięki odpowiedniej strukturze projektów, sekcji i zadań Asana pozwala na uporządkowanie komunikacji z klientem i kontrolę kolejnych etapów współpracy.
Czym jest CRM Asana i dlaczego firmy z niego korzystają?
CRM (ang. Customer Relationship Management) to nic innego jak system do zarządzania relacjami z klientami. W teorii brzmi bardzo poważnie – w praktyce chodzi o to, żeby wiedzieć:
- kto jest naszym klientem
- o czym ostatnio rozmawialiśmy
- na jakim etapie jest sprzedaży
- kto w zespole się tym zajmuje
W klasycznych firmach używa się do tego rozbudowanych systemów CRM. Problem w tym, że takie narzędzia potrafią być… no cóż, trochę przytłaczające. Setki funkcji, mnóstwo konfiguracji i poczucie, że trzeba zrobić szkolenie z obsługi zanim kliknie się pierwszy przycisk.
I właśnie dlatego część zespołów wybiera prostsze rozwiązanie – wybiera do tego Asanę.
Zamiast osobnego systemu wystarczy jeden projekt, który działa jak tablica sprzedażowa. Zadania reprezentują klientów lub potencjalne współprace, a sekcje pokazują etapy sprzedaży. Dodatkową zaletą korzystania z Asany jako systemu CRM jest fakt, że bardzo dobrze współpracuje ona z innymi narzędziami używanymi w codziennej pracy zespołu. W wielu firmach funkcjonuje równolegle z systemami komunikacyjnymi, takimi jak Slack, co ułatwia szybką wymianę informacji o zadaniach i projektach.
Firmy, które decydują się na wykorzystanie Asany jako CRM robią to najczęściej z kilku kluczowych powodów:
- chcą ograniczyć liczbę narzędzi w firmie
- potrzebują prostego systemu do zarządzania leadami
- chcą połączyć sprzedaż z realizacją projektów
- zależy im na przejrzystej organizacji pracy zespołu
Jak działa CRM w Asanie w praktyce?
W praktyce CRM w Asanie działa na bardzo prostych zasadach. Najczęściej tworzymy jeden projekt, który pełni rolę tablicy sprzedażowej.
Projekt ten zawiera sekcje, które odpowiadają kolejnym etapom sprzedaży. Mogą to być na przykład:
- nowy lead
- pierwszy kontakt
- rozmowa handlowa
- oferta wysłana
- negocjacje
- wygrana sprzedaż
- przegrana sprzedaż
Każdy potencjalny klient pojawia się jako zadanie w projekcie. W miarę postępu rozmów zadanie jest przesuwane pomiędzy sekcjami.
Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy bardzo szybko zauważyć:
- ile leadów znajduje się w procesie sprzedaży
- na jakim etapie są rozmowy z klientem
- które kontakty wymagają dalszych działań
W wielu formach pipeline sprzedażowy jest dodatkowo powiązany z działaniami marketingowymi. Dotyczy to szczególnie branży marketingu internetowego, gdzie sprzedaż często zaczyna się od pozycjonowania stron, które generują nowe zapytania od klientów.
Zarządzanie kontaktami i leadami
Jednym z najważniejszych elementów CRM jest uporządkowanie bazy klientów i potencjalnych kontaktów.
W przypadku CRM w Asanie najczęściej stosuje się bardzo prostą zasadę: jedno zadanie oznacza jeden kontakt lub jedną firmę.
W szczegółach zadania możemy zapisać wszystkie informacje o kliencie, takie jak:
- nazwa firmy
- dane kontaktowe
- adres strony internetowej
- notatki ze spotkań
- historia komunikacji
- pliki i dokumenty
Dzięki temu gdy ktoś z zespołu chce sprawdzić, co dzieje się z danym klientem, nie musi przeszukiwać maili, Slacka i notatek z kalendarza. Wszystko znajduje się w jednym miejscu.
Bardzo przydatnym rozwiązaniem są również pola niestandardowe, które pozwalają na uporządkowanie danych w bardziej przejrzysty sposób.
Przykładowymi polami, które warto dodać w CRM w Asanie są:
- źródło leada
- wartość potencjalnej sprzedaży
- etap procesu sprzedaży
- opiekun klienta
- priorytet
Takie informacje ułatwiają analizę sprzedaży i pozwalają szybko filtrować zadania według wybranych kryteriów.
W wielu firmach szczególnie ważne jest pole określające źródło pozyskania klienta. Dzięki temu można sprawdzić, które działania marketingowe przynoszą najwięcej zapytań. W przypadku firm działających w internecie często są to działania związane ze współpracą z agencją SEO lub rozwijaniem widoczności w wyszukiwarce.
Organizacja pipeline sprzedażowego
Pipeline sprzedaży to jeden z najważniejszych elementów każdego systemu CRM. Pokazuje on drogę, jaką przechodzi klient od pierwszego kontaktu do podpisania umowy.
W Asanie pipeline sprzedażowy najczęściej tworzymy w widoku tablicy. Każda kolumna odpowiada jednemu etapowi sprzedaży. Przesuwanie zadań pomiędzy kolumnami jest bardzo intuicyjne – wystarczy przeciągnąć je myszką. Przypomina trochę zarządzanie zadaniami w projektach.
Dzięki temu:
- proces sprzedaży jest przejrzysty
- łatwo śledzić aktualny status leadów
- zespół handlowy ma jasny obraz sytuacji
W firmach zajmujących jest marketingiem internetowymi pipeline sprzedaży jest często powiązany z analizą zmian w wyszukiwarce i trendów w branży. W ostatnich latach dużą rolę odgrywają tu nowe technologie, takie jak Google AI Overview i zmiany w wynikach wyszukiwania, które wpływają na sposób pozyskiwania klientów online.
Automatyzacja zadań i procesów
Jednym z największych zalet Asany jest możliwość automatyzacji wielu powtarzalnych czynności. I nie chodzi tu o wielce zaawansowanie technologie – raczej o drobne usprawnienia, które pozwalają oszczędzić czas.
Automatyzacje w Asanie działają w oparciu o reguły, które uruchamiają określone działania po spełnieniu danego warunku.
Przykładowymi automatyzacjami w CRM są:
- automatyczne przypisanie leada do handlowca
- dodanie checklisty działań przy nowym kontakcie
- zmiana statusu zadania po wysłaniu oferty
- powiadomienia o braku kontaktu z klientem
Dzięki temu, zespół nie musi ręcznie zarządzać każdym zadaniem, a proces sprzedaży jest bardziej uporządkowany.
Automatyzacja staje się dziś coraz ważniejsza, także w marketingu internetowym. Wiele procesów analitycznych i optymalizacji wykorzystuje rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, czego przykładem jest rozwój takich obszarów jak pozycjonowanie AI, które zmienia sposób analizy danych i strategii SEO.
Najważniejsze funkcje Asany w pracy CRM
Chociaż Asana nie jest klasycznym systemem CRM, to posiada wiele funkcji, które świetnie sprawdzają się w zarządzaniu relacjami z klientami.
Najważniejszymi funkcjami Asany są:
- pola niestandardowe – pozwalają przechowywać dane klientów w uporządkowany sposób i analizować proces sprzedaży.
- widok tablicy (Kanban) – idealnie sprawdza się do zarządzania pipeline sprzedaży i monitorowania postępów rozmów z klientami.
- komentarze w zadaniach – dzięki nim cała historia komunikacji z klientem znajduje się w jednym miejscu.
- załączniki – można w nich przechowywać oferty, prezentacje czy inne dokumenty związane z współpracą.
- integracje – Asana może być połączona z wieloma innymi narzędziami używanymi w firmie.
Właśnie dlatego, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie Asany jako centralnego systemu pracy zespołu, który łączy zarządzanie projektami, sprzedażą i komunikacją.
Jak stworzyć prosty system zadań w Asanie krok po kroku?
Stworzenie podstawowego CRM w Asanie nie wymaga dużej konfiguracji. W wielu firmach można go przygotować w ciągu jednego dnia.
- Utwórz projekt CRM
Najlepiej zrobić to w widoku tablicy, który pozwala łatwo zarządzać pipeline sprzedaży. - Dodaj etapy sprzedaży
Sekcje projektu powinny odpowiadać etapom procesu sprzedaży. - Dodaj pola niestandardowe
Warto stworzyć pola takie jak:- źródło leada
- wartość sprzedaży
- opiekun klienta
- status współpracy
- Ustal zasady pracy
Przykładowo:- każdy lead musi mieć przypisaną osobę
- każda rozmowa z klientem powinna być zapisana w komentarzu
- każde zadanie powinno mieć określony kolejny krok
Dzięki temu system będzie przejrzysty i łatwy do utrzymania.
Jak Asana przydaje się do pracy agencjom SEO?
A agencjach marketingowych Asana jest często wykorzystywana jednocześnie jako CRM i narzędzie do zarządzania projektami klientów.
Proces pracy może wyglądać następująco:
- Lead trafia do projektu CRM.
- Po podpisaniu umowy zmienia status na “klient”.
- Tworzony jest projekt realizacji usługi.
Takie rozwiązanie pozwala zachować ciągłość informacji między sprzedażą a zespołem realizującym projekt.
W przypadku usług marketingowych jest to szczególnie ważne, ponieważ projektu często dotyczą długofalowych działań, takich jak pozycjonowanie stron internetowych, które wymagają dobrej organizacji pracy i współpracy wielu specjalistów.
Zalety korzystania z Asany jako CRM
Korzystanie z Asany w roli CRM ma wiele zalet, szczególnie dla małych i średnich zespołów.
Najważniejsze z nich to:
- Prostota – jestem jest łatwy do wdrożenia i nie wymaga skomplikowanej konfiguracji.
- Jedno narzędzie dla wielu procesów – Asana może obsługiwać zarówno projekty, jak i sprzedaż.
- Przejrzystość pracy zespołu – każdy członek zespołu widzi aktualny status projektów i kontaktów z klientami.
- Elastyczność – strukturę CRM można dopasować do własnego procesu sprzedaży.
Dzięki temu wiele firm wykorzystuje Asanę jako centrum organizacji pracy.
Ograniczenia Asany w porównaniu do klasycznych systemów CRM
Mimo wielu swoich zalet Asana nie jest pełnowymiarowym systemem CRM i posiada pewne ograniczenia.
Najczęściej wymienianymi są:
- brak zaawansowanych raportów sprzedaży
- brak modułu fakturowania
- ograniczone zarządzanie bazą klientów
- mniej rozbudowane automatyzacje
CRM Asana – kilka słów na koniec
Asana nie została stworzona jako system CRM, ale w wielu firmach świetnie sprawdza się w tej roli. Dzięki projektom, zadaniom i automatyzacją można zbudować prosty, przejrzysty system zarządzania leadami i klientami.
Największą zaletą jest to, że sprzedaż i realizacja projektów znajdują się w jednym miejscu. Zespół ma dostęp do tych samych informacji, a proces współpracy z klientami staje się dużo bardziej uporządkowany.
A to – niezależnie od branży – zawsze jest dobry krok w stronę spokojniejszej i lepiej zorganizowanej pracy.
Napisz do nas lub zadzwoń, chętnie pomożemy:
- Telefon: 720 803 220
- Email: kontakt@sembility.com
