Dobry system CRM wspiera agencje marketingowe w organizacji sprzedaży, zarządzaniu kontaktami z klientami oraz codziennej pracy zespołu. W tym artykule zestawiamy dziesięć popularnych rozwiązań CRM, prezentując ich kluczowe funkcje, zalety i wady, a także udzielamy wskazówek.
Czym jest CRM i dlaczego agencje go potrzebują
Prowadzenie agencji marketingowej bardzo szybko potrafi zamienić się w organizacyjny chaos. Na pewno dobrze znasz moment, w którym jeden klient czeka na ofertę, drugi prosi o raport, trzeci od tygodnia nie dostał odpowiedzi na maila, a nowy lead właśnie wysłał formularz kontaktowy. Jeśli wszystkie te informacje znajdują się w różnych miejscach, łatwo coś przeoczyć.
Właśnie dlatego coraz więcej agencji korzysta z systemów CRM.
Dobry CRM zbiera w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje o klientach i sprzedaży. Można tam sprawdzić historię rozmów, status współpracy, zapisane zadania czy notatki handlowców. Dzięki temu cały zespół wie, co dzieje się z danym klientem i na jakim etapie jest współpraca.
Dla agencji marketingowych ma to ogromne znaczenie. W takich firmach zwykle jednocześnie prowadzi się kilka lub kilkanaście projektów, rozmawia z nowymi klientami i koordynuje działania wielu osób. CRM pomaga to wszystko uporządkować.
Warto też pamiętać, że nowoczesne systemy CRM robią dziś znacznie więcej niż tylko przechowywanie kontaktów. Potrafią automatycznie przypominać o zadaniach, wysyłać wiadomości, tworzyć raporty sprzedażowe, a nawet analizować skuteczność działań marketingowych.
Dzięki temu agencja może pracować szybciej, sprawniej i po prostu wygodniej.
Jak wybrać dobry CRM do agencji marketingowej?
Wybór CRM-u może wydawać się trudny, szczególnie jeśli wcześniej firma nie korzystała z podobnego systemu. Na rynku dostępnych jest mnóstwo narzędzi i praktycznie każde reklamuje się jako „najlepsze”.
W praktyce wszystko zależy od tego, czego naprawdę potrzebuje Twoja agencja.
Małe firmy często szukają prostego systemu do organizacji sprzedaży i kontaktów z klientami. Z kolei większe agencje potrzebują bardziej rozbudowanych funkcji, takich jak automatyzacja procesów czy zaawansowane raportowanie.
Warto też myśleć przyszłościowo. System, który sprawdza się dziś, powinien być w stanie rozwijać się razem z firmą. Migracja danych do nowego CRM po roku lub dwóch potrafi być bardzo uciążliwa.
Czy system jest prosty w obsłudze?
Przy wyborze CRM warto przede wszystkim zwrócić uwagę na wygodę obsługi. Jeśli system jest skomplikowany i nieintuicyjny, zespół prawdopodobnie szybko przestanie z niego korzystać. Nawet najlepsze funkcje nie pomogą, jeśli pracownicy będą omijać program szerokim łukiem.
Czy CRM pomaga automatyzować pracę?
Coraz większe znaczenie ma również automatyzacja. To słowo często brzmi skomplikowanie, ale chodzi po prostu o odciążenie pracowników z powtarzalnych zadań. CRM może sam przypominać o kontakcie z klientem, wysyłać follow-upy albo zmieniać statusy sprzedaży.
Dzięki temu zespół oszczędza czas i może skupić się na ważniejszych rzeczach.
Czy można połączyć CRM z innymi narzędziami?
Bardzo ważne są też integracje z innymi narzędziami. Większość agencji korzysta dziś z Gmaila, Slacka, Google Calendar czy systemów mailingowych. Dobrze, jeśli CRM potrafi połączyć się z tymi programami i automatycznie wymieniać dane.
Czy system będzie rozwijał się razem z firmą?
Warto też myśleć przyszłościowo. System, który sprawdza się dziś, powinien być w stanie rozwijać się razem z firmą. Migracja danych do nowego CRM po roku lub dwóch potrafi być bardzo uciążliwa.
HubSpot CRM – wygodne centrum dowodzenia dla marketingu i sprzedaży
HubSpot to jeden z najpopularniejszych systemów CRM na świecie i bardzo często pierwszy wybór dla agencji marketingowych. Dużą zaletą tego narzędzia jest to, że łączy sprzedaż i marketing w jednym miejscu.
W praktyce oznacza to, że można jednocześnie zarządzać kontaktami, tworzyć kampanie marketingowe, wysyłać newslettery i analizować skuteczność działań.
HubSpot szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które aktywnie pozyskują klientów przez internet. Jeśli agencja prowadzi bloga, tworzy treści SEO albo zbiera leady z formularzy kontaktowych, system bardzo ułatwia organizację całego procesu.
Ogromnym plusem jest także prosty i nowoczesny interfejs. Nawet osoby, które wcześniej nie pracowały z CRM-em, zwykle szybko odnajdują się w systemie.
HubSpot posiada darmową wersję, dlatego wiele firm zaczyna właśnie od niego. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z rozwojem firmy koszty mogą dość mocno rosnąć. Bardziej zaawansowane funkcje są dostępne dopiero w płatnych pakietach.
Mimo to dla wielu agencji jest to jedno z najbardziej kompletnych i wygodnych rozwiązań dostępnych na rynku.
Pipedrive – prosty CRM dla osób, które nie lubią chaosu
Pipedrive to system CRM, który zdobył popularność głównie dzięki swojej prostocie. Nie próbuje być kombajnem do wszystkiego. Zamiast tego skupia się przede wszystkim na organizacji sprzedaży.
Największym wyróżnikiem Pipedrive jest przejrzysty pipeline sprzedaży. To wizualna tablica pokazująca, na jakim etapie znajduje się każdy klient. Dzięki temu można szybko sprawdzić, które rozmowy są blisko finalizacji, kto czeka na ofertę i gdzie pojawiają się opóźnienia.
To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w małych i średnich agencjach, gdzie liczy się szybkość działania i prostota.
Pipedrive jest łatwy we wdrożeniu i nie wymaga wielotygodniowych szkoleń. Wiele firm zaczyna korzystać z systemu praktycznie od razu po założeniu konta.
Minusem może być mniejsza liczba funkcji marketingowych niż w HubSpot. Jeśli jednak głównym celem jest uporządkowanie sprzedaży i kontaktów z klientami, Pipedrive sprawdza się bardzo dobrze.
Salesforce – potężne narzędzie dla dużych agencji
Salesforce od lat uznawany jest za jednego z liderów rynku CRM. To bardzo rozbudowany system, z którego korzystają największe firmy na świecie.
Możliwości Salesforce są ogromne. System pozwala tworzyć zaawansowane raporty, automatyzować procesy sprzedażowe i dostosowywać praktycznie każdy element do potrzeb firmy.
Dla dużych agencji może to być ogromna zaleta. Zwłaszcza wtedy, gdy firma posiada kilka działów, rozbudowane procesy sprzedażowe i dużą liczbę klientów.
Warto jednak wiedzieć, że Salesforce nie jest rozwiązaniem dla każdego. Samo wdrożenie systemu bywa czasochłonne i często wymaga pomocy specjalistów.
To również jedno z droższych rozwiązań na rynku. Dlatego małe agencje często wybierają prostsze systemy, które szybciej można wdrożyć i łatwiej obsługiwać.
Jeśli jednak firma dynamicznie się rozwija i potrzebuje bardzo zaawansowanego CRM-u, Salesforce może okazać się świetnym wyborem.
Zoho CRM – dużo możliwości za rozsądne pieniądze
Zoho CRM od lat cieszy się popularnością wśród małych i średnich firm. Powód jest prosty — system oferuje naprawdę dużo funkcji w stosunkowo przystępnej cenie.
To rozwiązanie dobrze sprawdza się w agencjach, które chcą zacząć pracę z CRM-em bez inwestowania ogromnych budżetów.
Zoho pomaga organizować sprzedaż, zarządzać klientami i tworzyć raporty. System oferuje także funkcje oparte na sztucznej inteligencji, które pomagają analizować dane i przewidywać szanse sprzedaży.
Dużym plusem jest również rozbudowany ekosystem narzędzi Zoho. Firma oferuje między innymi programy do mailingu, księgowości czy zarządzania projektami.
Niektórym użytkownikom może jednak przeszkadzać mniej intuicyjny interfejs. Początki pracy z systemem bywają trochę trudniejsze niż w przypadku Pipedrive czy HubSpot.
Mimo to Zoho CRM pozostaje jednym z najciekawszych wyborów dla firm szukających dobrego stosunku ceny do możliwości.
monday CRM – kiedy CRM spotyka zarządzanie projektami
Monday CRM wyróżnia się tym, że łączy klasyczny CRM z funkcjami do organizacji pracy zespołu i zarządzania projektami.
To bardzo wygodne rozwiązanie dla agencji marketingowych, które oprócz sprzedaży muszą też pilnować terminów, kampanii i zadań.
W praktyce można w jednym miejscu śledzić kontakt z klientem, planować działania marketingowe i kontrolować postęp prac.
System jest bardzo przejrzysty wizualnie i przypomina nowoczesne tablice projektowe. Dzięki temu łatwo odnaleźć najważniejsze informacje.
Monday CRM dobrze sprawdza się szczególnie w agencjach kreatywnych oraz zespołach, które lubią pracować w bardziej wizualny sposób.
Trzeba jednak pamiętać, że przy większej liczbie użytkowników i automatyzacji koszty systemu mogą rosnąć.
Freshsales – nowoczesny CRM wspierany przez sztuczną inteligencję
Freshsales to system CRM rozwijany przez firmę Freshworks. Narzędzie stawia na nowoczesny wygląd i wygodę codziennej pracy.
Jedną z ciekawszych funkcji jest wykorzystanie sztucznej inteligencji do analizy klientów i organizacji sprzedaży. System potrafi między innymi podpowiadać, którzy klienci są najbardziej zainteresowani ofertą.
Freshsales posiada także wbudowaną telefonię i funkcje komunikacyjne, dzięki czemu część działań można wykonywać bez opuszczania systemu.
To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które chcą połączyć prostotę obsługi z nowoczesnymi funkcjami.
Choć Freshsales nie jest jeszcze tak popularny jak HubSpot czy Salesforce, coraz więcej firm zwraca na niego uwagę.
Livespace – polski CRM dla firm usługowych
Livespace to polski system CRM stworzony głównie z myślą o firmach usługowych i sprzedażowych.
Dużym atutem jest prostota oraz wsparcie w języku polskim. Dla wielu agencji to spore ułatwienie, szczególnie na początku wdrożenia.
System pomaga uporządkować sprzedaż, kontrolować działania handlowców i pilnować kontaktu z klientami.
Livespace nie jest tak rozbudowany jak Salesforce czy HubSpot, ale właśnie to dla wielu firm okazuje się zaletą. Program skupia się na najważniejszych funkcjach i nie przytłacza użytkownika ogromną liczbą opcji.
To dobre rozwiązanie dla agencji, które chcą prostego i wygodnego CRM-u bez skomplikowanego wdrażania.
Firmao – CRM, faktury i projekty w jednym miejscu
Firmao to bardziej rozbudowany system biznesowy, który łączy funkcje CRM z zarządzaniem projektami i finansami.
Dzięki temu można nie tylko kontrolować sprzedaż, ale także wystawiać faktury, planować zadania i organizować pracę zespołu.
Dla wielu agencji to wygodne rozwiązanie, ponieważ pozwala ograniczyć liczbę używanych programów.
Firmao sprawdza się szczególnie w firmach, które chcą mieć większość procesów w jednym miejscu.
Trzeba jednak pamiętać, że większa liczba funkcji oznacza także bardziej rozbudowany interfejs. Niektórym użytkownikom system może wydawać się mniej nowoczesny niż konkurencyjne rozwiązania.
Creatio – automatyzacja procesów bez programowania
Creatio to system CRM stworzony głównie z myślą o firmach, które chcą mocno uporządkować i zautomatyzować swoją pracę. Największą zaletą tego narzędzia jest możliwość tworzenia własnych procesów bez konieczności programowania.
W praktyce oznacza to, że firma może samodzielnie ustawiać ścieżki sprzedaży, automatyczne działania systemu czy procesy obsługi klienta — bez angażowania programistów przy każdej zmianie.
Creatio daje bardzo dużą elastyczność i sprawdza się szczególnie w organizacjach, które mają bardziej rozbudowane procesy sprzedażowe lub planują dalszy rozwój. System pozwala dopasować wiele elementów do własnego sposobu pracy, co dla większych zespołów może być ogromnym ułatwieniem.
Trzeba jednak pamiętać, że tak duże możliwości oznaczają również bardziej skomplikowane wdrożenie. Dla małych firm Creatio może okazać się po prostu zbyt rozbudowany, a pełne wykorzystanie systemu wymaga czasu i nauki.
Microsoft Dynamics 365 – rozbudowany system dla większych firm
Microsoft Dynamics 365 najlepiej sprawdza się w firmach, które korzystają już z narzędzi Microsoftu, takich jak Teams, Outlook, Excel czy Power BI. Dzięki temu wszystkie systemy mogą ze sobą płynnie współpracować, co znacząco ułatwia codzienną organizację pracy.
To rozbudowany CRM przeznaczony głównie dla średnich i dużych organizacji. System oferuje zaawansowane raportowanie, szerokie możliwości automatyzacji i wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Dużą zaletą jest także możliwość rozwoju platformy wraz z rozwojem firmy.
Dynamics 365 dobrze sprawdza się w organizacjach posiadających większe zespoły oraz bardziej złożone procesy sprzedażowe. Trzeba jednak pamiętać, że wdrożenie systemu bywa bardziej skomplikowane niż w przypadku prostszych CRM-ów, a sam koszt korzystania z platformy może być dość wysoki.
Zendesk Sell – CRM nastawiony na kontakt z klientem
Zendesk Sell dobrze sprawdza się w firmach, które dużą wagę przywiązują do obsługi klienta i sprawnej komunikacji. System pomaga organizować rozmowy, wiadomości, zgłoszenia oraz cały proces sprzedaży w jednym miejscu.
To szczególnie dobre rozwiązanie dla agencji posiadających rozbudowany dział customer success, czyli zespół odpowiedzialny za opiekę nad klientem po rozpoczęciu współpracy. Dzięki integracji z narzędziami supportowymi łatwiej pilnować zgłoszeń i szybciej reagować na potrzeby klientów.
Dużą zaletą Zendesk Sell jest wygodna organizacja komunikacji oraz przejrzyste zarządzanie obsługą klienta. Warto jednak pamiętać, że system oferuje mniej funkcji marketingowych niż bardziej rozbudowane platformy CRM i daje mniejsze możliwości personalizacji.
Który CRM będzie najlepszy dla Twojej agencji? – podsumowanie
Wybór CRM-u nie powinien opierać się wyłącznie na liczbie funkcji czy popularności systemu. Najważniejsze jest to, czy dane narzędzie rzeczywiście ułatwi codzienną pracę i pomoże uporządkować działania firmy.
Jeśli dopiero rozwijasz agencję, zwykle najlepiej sprawdzają się proste i intuicyjne systemy, takie jak Pipedrive, Livespace czy Zoho CRM. Są łatwe we wdrożeniu i pozwalają szybko uporządkować sprzedaż oraz kontakt z klientami.
Firmy mocno inwestujące w marketing internetowy i automatyzację często wybierają HubSpot, który łączy sprzedaż z działaniami marketingowymi. Z kolei większe organizacje najczęściej stawiają na bardziej rozbudowane rozwiązania, takie jak Salesforce lub Microsoft Dynamics 365.
Dobrze wdrożony CRM pomaga lepiej organizować pracę zespołu, szybciej odpowiadać klientom i skuteczniej kontrolować sprzedaż. Dzięki temu firma może rozwijać się bez organizacyjnego chaosu, a zespół nie traci czasu na szukanie informacji w kilku różnych miejscach.
Właśnie dlatego CRM coraz częściej staje się jednym z podstawowych narzędzi pracy nowoczesnej agencji marketingowej.
Napisz do nas, a chętnie Ci pomożemy:
- Telefon: 720 803 220
- E-mail: kontakt@sembility.com
